Das sollten Sie bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise beachten

Die Vorbereitung einer Geschäftsreise nimmt einen großen Einfluss darauf, wie die Reise verläuft. Deshalb ist eine sorgfältige Planung wichtig. Als Erstes sollten Sie sich darüber bewusst sein, welchem Anlass die Reise dient. Davon sind einige Aspekte, wie beispielsweise das Budget und die Unterkunft, abhängig. Zudem sollten Sie sich frühzeitig darum bemühen, die passende Location ausfindig zu machen. Je nachdem ob zu der Geschäftsreise ein Meeting inklusive Tagungsraum oder lediglich die Übernachtung inklusive Frühstück benötigt werden, gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Steht ein wichtiges Meeting an, können Sie in einem Tagungshotel unterkommen und zugleich einen Tagungsraum mieten. Falls Ihnen ein Zimmer zur Übernachtung ausreicht, gibt es in Ihrem Zielgebiet eventuell günstigere Alternativen. Sobald Sie sich für eine Bleibe entschieden haben und wissen, ab wann Sie einchecken können, müssen Sie einen Flug bzw. ein Ticket für den Zug buchen. Im Anschluss können Sie direkt einen Mietwagen reservieren, um nach der Ankunft am Bahnhof oder Flughafen ohne große Umstände in Ihrer Unterkunft anzukommen, falls Sie nicht mit dem eigenen Auto anreisen.

Auslandsreise

Sofern die Geschäftsreise im Ausland stattfindet, sollten Sie sich mindestens drei Monate im Voraus um eine Auslandsversicherung kümmern, falls diese nicht in Ihrer Versicherung inbegriffen ist. Informieren Sie sich über die Kosten und welche Krankheitsfälle abgesichert sind. Sie müssen die Bestätigung Ihrer Versicherung vor Reisebeginn schriftlich erhalten, damit diese von Anfang an gültig ist. Zusätzlich lohnt sich eine Gepäckversicherung, eine Reiserücktrittsversicherung sowie für Autofahrer eine Mitgliedschaft im ADAC. Vor Antritt der Geschäftsreise ist es sinnvoll, Ihre Kreditkarten auf Gültigkeit und Kontostand zu überprüfen, ggf. Checks bereitzuhalten und für den Notfall die Sperrnummer Ihrer Kredit- oder Girokarte herauszufinden.
Vor allem dann, wenn Sie im Ausland unterwegs sind. Planen Sie eine Geschäftsreise in einen Ort, an dem Sie bisher nicht waren, sollten Sie sich über Gesetze und Regelungen sowie Sicherheitsvorkehrungen vor Ort informieren. Lassen Sie Ihr Sekretariat Kontakt zu Ihren Geschäftspartnern aufnehmen, um gemeinsame Angelegenheiten im Voraus abzustimmen. Zusätzlich sind Vorkehrungen im Büro zu treffen. Informieren Sie ggf. Ihre Kunden über den Zeitraum Ihrer Abwesenheit und richten Sie eine Umleitung Ihrer E-Mails ein. Ebenso sollten Sie eine Rufumleitung einstellen, Anweisungen für Ihre Mitarbeiter oder Kollegen hinterlassen und Vollmachten ausstellen.

Welchen Anlass für eine Geschäftsreise gibt es?

Die Gründe für eine Geschäftsreise sind vielfältig und verschiedene Anlässe können ineinander übergreifen. Ein häufiger Anlass besteht darin, neue Geschäftskunden in einer anderen Stadt oder Land zu generieren und diese persönlich kennenzulernen. Vor allem falls eine Expansion ansteht und das Marketing vor Ort geplant werden muss, trifft dieser Grund häufig zu. Kombiniert wird diese Reise meist mit dem Kennenlernen neuer Angestellter.
Ebenso kann sich eine Reise zu verschiedenen Messen und Ausstellungen in Ihrer Branche lohnen. Sie können sich und Ihre Produkte potenziellen Kunden vorstellen und Ihr Netzwerk zu Geschäftspartnern ausbauen. Falls in Ihrer Firma Produkte verarbeitet werden, dessen Bestandteile anteilig aus dem Ausland stammen, bietet sich eine Geschäftsreise in die Herkunftsländer an. Dabei können Sie oder Ihr Personal die ansässigen Produktionsfirmen kennenlernen und sich von der Qualität überzeugen. Zugleich können Sie die Sprache und Kultur Ihres Partnerlandes besser kennenlernen.

Sie möchten den Zusammenhalt in Ihrer Firma fördern und zugleich einen Anreiz für bessere Leistungen schaffen? In diesem Fall können Sie eine jährliche Firmenreise sowohl für das gesamte Team als auch für die besten Mitarbeiter, organisieren. Mit den passenden Teamevents lernen sich die Kollegen untereinander besser kennen und können Vertrauen aufbauen, wodurch der Zusammenhalt sowie die Qualität Ihrer Produkte nachhaltig verbessert werden können.

Tipps für die Vorbereitung Ihrer Geschäftsreise

Beginnen Sie rechtzeitig mit den Vorbereitungen. Vor allem zu Messezeiten steigen die Zimmerpreise in Hotels durchschnittlich um das Drei- bis Vierfache pro Nacht an. Überprüfen Sie ob Ihre Reise in diesen Zeitraum fällt, und buchen Sie Ihr Zimmer so früh wie möglich. Sonst kann es passieren, dass Sie mehrere hundert bis tausend Euro pro Nacht zahlen müssen – falls Sie überhaupt eine passende Unterkunft finden. Vergleichen Sie Flüge und Preise von Mietwagenanbietern und achten Sie auf ein stimmiges Preis-Leistungs-Verhältnis. Das günstigste Angebot bringt nichts, wenn Sie für jede kleine Zusatzleistung horrende Aufschläge zahlen müssen oder zu ungünstigen Zeiten am Zielort ankommen.
Sorgen Sie frühzeitig dafür, dass sich jemand während Ihrer Abwesenheit um Ihre Wohnung sowie private und geschäftliche Post kümmert. Es wäre ärgerlich, wenn Sie während Ihrer Reise eine Mahnung erhalten, dies zu spät erfahren und deshalb Mahngebühren zahlen müssen. Informieren Sie zeitnah Ihre Mitarbeiter über Ihre Abwesenheit und stellen Sie sicher, dass der tägliche Arbeitsablauf ohne Ihre Anwesenheit funktioniert und sich jeder seiner Aufgaben bewusst ist. Steht Ihr erster Messebesuch oder ein wichtiges Event an, bei dem nichts schief gehen darf, lohnt sich die Arbeit mit einem Eventplaner.

Unterkunft

Welche Bleibe Sie wählen, ist von Ihrem Budget sowie dem Grund Ihrer Geschäftsreise abhängig. Überlegen Sie sich während der Vorbereitung einer Geschäftsreise, welchen Zweck Ihre Übernachtungsmöglichkeit erfüllen soll und wie wichtig Ihnen Komfort ist. In Süddeutschland empfiehlt sich eine Übernachtung in einem Tagungshotel Baden-Württemberg, sofern Sie Ihr Meeting intern mit gutem Service und geübtem Personal abwickeln möchten.
Halten Sie sich während Ihrer Reise hauptsächlich außerhalb auf, können Sie sich stattdessen ein Zimmer über Airbnb suchen, in einer Jugendherberge oder in einem günstigen Hotel außerhalb des Stadtkerns unterkommen. Je näher Ihre Bleibe in einem beliebten Viertel, dem Stadtzentrum oder dem Veranstaltungsort liegt, desto höher sind die Kosten. Verfügen Sie über gute Transportmittel, wie beispielsweise einen Mietwagen, guten ÖPNV oder ein ausgebautes Taxi-Netz, können Sie bei der Übernachtung viel Geld sparen.

Reise

Je nachdem, wohin Ihre Geschäftsreise Sie führt, können Sie entweder mit dem Auto, per Zug oder Flugzeug reisen. Es empfiehlt sich, die Kosten dieser Möglichkeiten sowie die Reisedauer miteinander zu vergleichen und die Location mit in die Entscheidung einfließen zu lassen. Befindet sich das Hotel außerhalb jeglicher ÖPNV-Mittel, sind Sie entweder auf Ihr eigenes Auto, ein Taxi oder einen Mietwagen angewiesen.
Diese Kosten müssen im Budget vermerkt werden. Wer mit dem eigenen Wagen fährt, ist am meisten flexibel, gleichzeitig braucht die Anfahrt, besonders während eines hohen Verkehrsaufkommens, am längsten und ist meistens teuerer als Zugfahren. Möchten Sie innerhalb Deutschlands reisen, beispielsweise von Hamburg nach Stuttgart, ist der Zug meist die beste Option. Für Auslandsreisen empfiehlt es sich, schnell und bequem mit dem Flugzeug zu reisen.

Airbnb vs. Hotel

Ob Sie in einem Hotel oder Airbnb unterkommen möchten, hängt von verschiedenen Aspekten ab und beide Möglichkeiten bieten Vor- und Nachteile. Bevorzugen Sie einen professionellen Rundum-Service sowie Anonymität oder sind gerne für sich, bietet sich ein Hotel an. Hier wird für Sie das Bett gemacht und das Zimmer gereinigt, Sie bekommen ein großes Frühstück und können außerhalb der Meetings für sich bleiben.
Sind Sie hingegen ein geselliger Mensch, der gerne unter anderen ist, neue Kulturen und Sprachen kennenlernen möchten und bei der Unterkunft auf Komfort verzichten kann, lohnt sich ein Airbnb. Dieser Anbieter bringt Reisende und Vermieter zusammen. Meist wohnen Sie während der Reise mit dem Vermieter in der gleichen Wohnung, oft essen Sie zusammen und verbringen gemeinsame Zeit. Dieser neue Kontakt bringt eine alternative Sichtweise mit sich, die Sie sowohl privat als auch beruflich weiterbringen kann.

Reisekostenabrechnung

Bei der Reisekostenabrechnung werden alle Kosten, die während Ihrer Geschäftsreise angefallen sind, zusammengefasst. In Hotels wird Ihnen eine Rechnung ausgestellt, welche alle Kosten im Hotel, also Übernachtung, Frühstück, Tagungen etc. enthält. Zudem müssen Sie persönlich weitere Kosten, die Ihnen in Verbindung mit der Reise entstanden sind, zusammenfassen. Dazu zählen Fahrtkosten, ggf. Geschäftsessen und alle geschäftlichen Aufwendungen. Diese sollten Sie in einer Tabelle aufführen und zusammen mit den Belegen in der Personalabteilung abgeben. Sind Sie der Inhaber und Ihr eigener Chef, müssen Sie diese Unterlagen für Ihren Steuerberater aufheben.

Fazit

Die Organisation einer Geschäftsreise ist sehr aufwendig und besteht aus mehreren Etappen. Es lohnt sich, möglichst früh mit der Planung zu beginnen. Planen Sie während Messezeiten zu verreisen, sollten Sie Ihr Hotel mehrere Monate im Voraus buchen. Überlegen Sie sich rechtzeitig, welche Kollegen Sie vertreten, in welcher Location Sie unterkommen möchten, und welches Budget Ihnen zur Verfügung steht. Überprüfen Sie Ihren Versicherungsschutz vor der Reise und informieren Sie Ihre Kunden und Kollegen vor Ihrer Abwesenheit.