Wenn die Anrufannahme zur Belastung wird – Outsourcing Lösungen

Telefonie als Stressfaktor

Die ständige Erreichbarkeit ist in unserer Gesellschaft zu einem Belastungsfaktor geworden. Kaum ist ein Anruf angenommen und abgefertigt worden, hängt schon der nächste Kunde am Telefon und möchte seine Probleme und Anfragen mitteilen. Was im privaten Bereich einfach durch das Abschalten des Telefons erreicht werden kann, ist in Unternehmen nicht ohne weiteres möglich. Wer professionell auftreten möchte, der muss seinen Kunden Erreichbarkeit bieten. Wer das nicht tut, der wird über kurz oder lang Einbußen haben, ja, vielleicht sogar seine Kunden gänzlich verlieren.

Weiterhin gibt es Menschen, die einfach nicht gerne telefonieren. Sei es, weil sie unsicher sind oder eine rein verbale Kommunikation wie bei einem Anruf ohne die Möglichkeit, dem anderen ins Gesicht sehen zu können, als unangenehm empfinden.

Outsourcing von Anrufannahme als Möglichkeit der Entlastung

Eine Möglichkeit, diesen Stress von sich und seinen Mitarbeitern zu nehmen, ist die Auslagerung und die Umleitung von Anrufern an einen Telefonservice. Dieser Telefonservice kümmert sich um die Anrufe und bearbeitet diese professionell. Der Kunde wird dabei nicht einmal merken, dass er nicht mit einem Mitarbeiter des Unternehmens spricht, sondern mit einem des Telefonservice.

Angestellte eines Telefonservice sind geschulte Spezialisten, welche sich mit dem richtigen Führen von Gesprächen auskennen. Denn es ist nicht einfach, ungehaltene Kunden zu beruhigen oder die Vielzahl von Fragen zu beantworten, die bei Anrufen aufkommen können.

Ein weiterer Vorteil für das Unternehmen ist, dass ein Telefonservice auch nur zeitweise gebucht werden kann. Dies ist interessant in Zeiten erhöhtem Kundenaufkommens, sei es nach Veröffentlichung eines neuen Produkts oder nach einer Messe. Aber auch für das aktive Telefonieren, also Outbound, bietet sich so ein Dienstleister an, der dann die Anrufe und Kaltakquise übernehmen kann.

Achten Sie darauf bei Anbietern von Outsourcing von Anrufannahme

Gute Anbieter einer professionellen Anrufannahme sind nicht auf den ersten Blick zu erkennen. Ein paar Hinweise helfen Ihnen, die Spreu vom Weizen zu trennen.

Wichtig für das Unternehmen ist es, dass die Kosten nicht aus dem Ruder laufen. Gute Anbieter ermöglichen volle Kostentransparenz. Die Kosten teilen sich meist auf in Fixkosten und variable Kosten, wobei die variablen Kosten von der Anzahl der Telefonate abhängen. Die Fixkosten oft am Schulungsaufwand der Mitarbeiter aufgehängt sind.

Bedenken Sie auch bei Lockangeboten, der Sie zum Wechseln des Telefondienstes motivieren soll, dass dieser neue Dienstleister erst eingearbeitet werden muss. Gerade, wenn Sie bereits mit einem Dienstleister lange zusammenarbeiten und zufrieden sind, sollten Sie nicht unbedacht wechseln, nur um ein paar Euro zu sparen.

Gute Call Center sind redundant organisiert. Das heißt, fällt ein Mitarbeiter aus, etwa wegen einer Krankheit, dann kann ein Kollege nahtlos einspringen. Dies ist natürlich nur möglich, wenn der Anbieter genügend Ressourcen hat, um diese Möglichkeit zu bieten.

Wenn Sie mit einem Anbieter zufrieden sind, dann bietet es sich an, diese langfristig zu nutzen. So kann Fachwissen im Unternehmen aufgebaut werden. Dies hilft bei späteren Aktionen den Kundenservice immer weiter zu verbessern und somit die Kundenbindung zu verstärken, obwohl der Anrufer nicht einmal bei der eigenen Firma angestellt ist.