Wie Sie eine Telefonwarteschleife attraktiv für Anrufer machen können

Telefonwarteschleifen gibt es wie Sand am Meer. Wenn Sie bei einer Hotline oder bei Ihrem Hausarzt anrufen, können Sie in der Telefonwarteschleife landen. Die Verbindung wird aufrechterhalten, da alle anderen Leitungen und Mitarbeiter im Gespräch sind. In der Regel hören Sie dann eine automatische Ansage mit wichtigen Informationen für das weitere Gespräch. Die Mitarbeiter in Callcentern oder Hotlines können sehen, wie lange sich ein Anrufer bereits in der Warteschlange befindet.

Wieso gibt es Telefonwarteschleifen?

Telefonwarteschleifen sind dazu da, damit Anrufer nicht direkt wieder auflegen. Durch kurze Texte soll die Zeit in der Warteschlange verkürzt werden. Viele Callcenter oder Unternehmen nutzen die Telefonwarteschleife für das Schalten von Werbung oder teilen den Anrufern andere wichtige Informationen mit. Nach einer bestimmten Zeit hat ein Callcenter-Mitarbeiter Zeit für Sie und wird sich um Ihr Anliegen kümmern. In der Telekommunikation gibt es für die Bearbeitung von Kundenanfragen mehrere Telefonwarteschleifen. In den verschiedenen Warteschleifen werden Vertrags- und Kundendaten abgefragt und dann an den passenden Mitarbeiter weitergeleitet. Im Folgenden werden Telefonwarteschleifen näher beschrieben und worauf Sie bei der Gestaltung besonders achten müssen.

Wie wichtig sind Warteschleifen für Unternehmen?

Telefonansagen oder eine Warteschlange können für Unternehmen enorm wichtig sein. Es ist nicht möglich, dass Sie rund um die Uhr für Ihre Kunden erreichbar sind. Wartezeiten können bei Warteschlangen nicht vermieden werden. Es ist wichtig, dass Sie sich bei der Gestaltung der Ansage Zeit nehmen. Manche Kunden haben eine Frage zu einem Produkt oder möchten sich beschweren. Wenn es keinen Telefonservice mit Warteschleife gibt, könnten Sie den Kunden verlieren. Durch eine Warteschleife bleibt der Kunde zumindest in der Telefonleitung und wartet auf einen freien Mitarbeiter.

Informationsmedium

Nutzen Sie die Wartezeit und informieren Sie die Anrufer über Öffnungszeiten und geben Sie weitere wichtige Informationen. Alternativ kann sich der Anrufer auch über andere Plattformen und Social Media Kanäle bei Ihnen melden. Für die Erstellung einer Warteschleife können Sie sich auch professionelle Unterstützung holen. Ein Telefonservice kann Ihnen bei der Planung und der Erstellung einer Warteschleife behilflich sein. Professionell gestaltete Warteschlangen haben eine klare Botschaft, einen Sprecher/eine Sprecherin mit deutlicher Aussprache und die passende Musik dazu. Musik ist das A und O für Warteschleifen, um die Wartezeit erträglicher zu gestalten.

9 Tipps mit denen Sie Ihre Warteschleife attraktiver machen können

Im Folgenden wird näher beschrieben, worauf Sie bei der Gestaltung einer Telefonansage genau achten müssen:

Tipp 1: Warteschleifen sind keine Pausenfüller

Nutzen Sie die Warteschleife und teilen Sie den Anrufern wichtige Daten über Ihr Unternehmen oder Ihre Marke mit. Wählen Sie im Vorfeld einen passenden Sprecher/passende Sprecherin und eine passende Stimme aus. Die Aussprache sollte klar, deutlich und verständlich sein. Jedes Wort sollte deutlich zu verstehen sein. Viele Unternehmen entscheiden sich für die Stimme von Prominenten. Anrufer erkennen die Stimme möglicherweise wieder. Unternehmen sollten bei der Gestaltung der Telefonwarteschlange darauf achten, dass Marke und Stimme passen. Für ein Fitnesscenter sollten Sie sich für eine kräftige Stimme von einer Frau oder einem Mann entscheiden.

Tipp 2: Aktualität ist enorm wichtig

Viele Unternehmen machen den Fehler und besitzen nur eine Telefonansage. In einem Betriebsjahr gibt es verschiedene Situationen und Termine, die in Telefonansagen unbedingt erwähnt werden sollten. In der Industrie haben viele Unternehmen Betriebsferien. Es ist wichtig, dass Sie die Dauer der Betriebsferien in der Telefonansage erwähnen. Neben den Daten sollten alle möglichen Kontaktmöglichkeiten genannt werden, damit Anrufer eine Anfrage per E-Mail oder WhatsApp hinterlassen können. In dieser Telefonansage sollte der Sprecher / die Sprecherin auf zukünftige Aktionen hinweisen. Anrufer und potenzielle Interessenten werden sich in den Tagen nach dem Betriebsurlaub wieder melden.

Tipp 3: Nutzen Sie auf keinen Fall eine Endlos-Schleife

Unternehmen sollten bei der Planung mehrere Telefonansagen mit unterschiedlichen Texten erstellen. Abwechslung ist hier enorm wichtig. So sind die Anrufer nicht sofort genervt, wenn sie immer die gleiche Telefonansage hören.

Tipp 4: Passende Musik auswählen

Bei der Musik sollten Sie sich für eine angenehme Warteschleifenmusik entscheiden, die zu der Firma passt. Die Musik sollte nicht zu laut sein und einen angenehmen Klang haben. Bei der Musikauswahl müssen Unternehmen auch immer die musikalischen Rechte berücksichtigen (GEMA).

Tipp 5: Optimale Laufzeit

Die Laufzeit einer Warteschlange sollte nicht länger als drei Minuten sein. Wenn in dieser Zeit kein Mitarbeiter Zeit für die Anrufer hat, sollte das Gespräch automatisch beendet werden. Seien Sie ehrlich zu den Anrufern und sagen Sie z. B. “Momentan rufen viele Kunden an und wir können Ihren Anruf leider nicht entgegennehmen“. Diese Methode ist wirksamer, als den Anrufer über zehn oder 20 Minuten in der Warteschleife hängenzulassen. Sie können den Anrufern bei der Anruf-Absage noch mitteilen, auf welchen Kanälen sie sich in dringenden Fällen melden können.

Tipp 6: Kurze und aussagekräftige Texte

Kunden, die sich telefonisch melden, haben meistens ein bestimmtes Anliegen oder eine Frage. Lange Texte mit vielen Informationen sind für Telefonansagen ungeeignet. Erstellen Sie einen aussagekräftigen Text mit den wichtigsten Daten und Informationen.

Tipp 7: Werbung vermeiden

Viele Unternehmen nutzen die Warteschlange, um für die Marke oder Produkte zu werben. Die Kunden haben ein Anliegen und möchten nur in seltenen Fällen ein neues Produkt kaufen. Werbung könnte den Anrufer noch weiter verärgern oder die Person legt sogar auf.

Tipp 8: Optimale Tonfrequenz wählen

In der Warteschlange sollten Sie auch die optimale Tonfrequenz verwenden. Ansonsten wird der Klang der Ansage verschlechtert und Anrufer fühlen sich unterbewusst unwohl. Für Laien ist es schwierig, die optimale Tonfrequenz zu finden. Hier können Sie sich auch von einem Experten oder Telefonservice beraten lassen.

Tipp 9: Rhetorik passend einsetzen

Es ist wichtig, dass Sie in der Ansprache nur positive Wörter verwenden. Negative Worte könnten die negative Stimmung der Kunden weiter verstärken. Entschuldigen Sie sich nicht bei den Anrufern, sondern teilen Sie Ihnen mit, dass Sie gleich für Sie da sind und sich um die Angelegenheiten kümmern. Natürlich können Sie hier auch erwähnen, wie Sie am besten zu erreichen sind.

Professionelle Unterstützung holen

Anstelle einer selbst gestalteten Warteschlange, können Sie für den Kundenservice auch einen professionellen Telefonservice engagieren. Im Netz finden Sie verschiedene seriöse Telefonservices, die verschiedene Leistungen anbieten. Suchen Sie im Netz nach passenden Anbietern unter Telefonservice Bielefeld, München, Hamburg oder Berlin. In den größeren deutschen Städten werden Sie verschiedene Anbieter finden.

Welche Vorteile hat ein externer Telefonservice?

Der Telefonservice kann für den gesamten Kundenservice und Telefondienst zuständig sein. Ein Telefonservice kennt sich auch mit professionellen Telefonansagen aus. Für die optimale Gestaltung der Warteschlange und Telefonansage werden die wichtigsten Informationen Ihrer Firma vertont. Bei einem Telefonservice kann eine Telefonwarteschleife auch überflüssig sein. Bei einem Telefonservice Bielefeld werden die Mitarbeiter die Anrufe Ihrer Kunden persönlich entgegennehmen und in Ihrem Namen die Kundenanfragen oder andere Anliegen bearbeiten, wodurch Ihr Kundenservice deutlich aufgewertet wird.

Telefonservices bieten Ihnen verschiedenen Leistungen an, aus denen Sie wählen können. Die Tonaufnahmen werden auch professionell bearbeitet und Sie können aus mehreren Sprechern/Sprecherinnen wählen.