Wann sich ein virtuelles Sekretariat für Unternehmen lohnt!

Was ist ein virtuelles Sekretariat?

Bei einem virtuellen Sekretariat handelt es sich um eine Dienstleistung, die von verschiedenen Unternehmen angeboten werden. Je nach Anbieter werden verschiedene Pakete angeboten. In der Regel ist ein Telefonservice Teil des Grundpakets. Die Idee ist es, dem Kunden eines Unternehmens die Möglichkeit zu geben, jederzeit anrufen zu können. Aus Sicht des Kunden gibt sich der Angestellte des Telefonservice als Mitarbeiter Ihres Unternehmens aus.

Erweiterungen des Telefonservice sehen zusätzliche Möglichkeiten vor. Neben der reinen Annahme von Anrufen sind durchaus Beratungsleistungen möglich. Eine vorherige Einarbeitung der Telefon-Sekretärin ermöglicht es, die gängigsten Fragen an das Unternehmen bereits vorab zu beantworten. Weitergehende Schulungen ermöglichen auch den Einsatz bei Outbound-Telefonie. Dabei nehmen die Sekretäre nicht nur Anrufe entgegen, sondern arbeiten wie ein Vertriebsmitarbeiter. Dadurch können Verkaufschancen identifiziert werden oder (zum Beispiel nach einer Messe) bereits bestehende Interessen in konkrete Verkäufe umgewandelt werden.

Die Mitarbeiter eines virtuellen Sekretariats arbeiten in der Regel in Teams. Das gewährleistet, dass beim Ausfall einer Person problemlos andere Mitarbeiter des Dienstleisters die Arbeit übernehmen können. Aus Sicht des Unternehmens oder der Kunden ändert sich nichts.

Die Dienstleistungen können noch zusätzliche Tätigkeiten eines Sekretariats enthalten, wie etwa Beantwortung von Post, E-Mail und Buchhaltungsaufgaben.

Virtuelles Sekretariat – das sind die Vorteile

Ein virtuelles Sekretariat hat viele Vorteile für den Unternehmer:

Erreichbarkeit

Viele kleine Unternehmen, Start-Ups und Einzelunternehmer leisten sich keinen eigenen Sekretär. Das Problem: Entweder ist für den Kunden niemand erreichbar, wenn dieser einen Ansprechpartner hat oder jemand aus dem Unternehmen, im Zweifel der Geschäftsführer selbst, muss Anrufe entgegen nehmen.

Da ein Geschäftsführer in der Regel wichtigere Dinge zu erledigen hat, als jederzeit erreichbar zu sein, wird auch hier ein Kunde öfters auf eine Entgegennahme des Anrufs warten müssen.

Dadurch entgehen dem Unternehmen wichtige Chancen auf Verkauf oder Feedback von den Kunden. Mittel- bis langfristig wird die mangelhafte Erreichbarkeit dem Unternehmen schaden.

Einen Telefonservice zu engagieren umgeht dieses Problem. Dabei ist es oft schon ausreichend, wenn das virtuelle Büro den Anruf entgegennimmt und mit dem Versprechen auf einen späteren Rückruf an die entsprechenden Stellen im Unternehmen weiterleitet.

Flexibilität

Sich ein Sekretariat in Vollzeit zu leisten ist teuer. Oft ist es auch nur in Spitzenzeiten notwendig, Unterstützung durch ein virtuelles Sekretariat zu holen. Dabei können sowohl tageszeitliche Verfügbarkeit (zum Beispiel in den Vormittagsstunden), aber auch Unterstützung zu besonderen Anlässen (nach Messen, Kongressen oder zu bestimmten Jahreszeiten) eingeholt werden.

Diese Flexibilität hat auch den Vorteil, dass die Kosten für den Auftraggeber minimiert werden. Im Vergleich zu einem eigenen Sekretariat wird nur für die Zeit bezahlt, in der tatsächlich eine Unterstützung benötigt wird.

Kundenzufriedenheit

Die Gewinnung von Neukunden ist deutlich kostspieliger, als Bestandskunden zu halten. Umso ärgerlicher ist es, zufriedene Kunden dadurch zu verstimmen, dass Sie keinen Mitarbeiter Ihres Unternehmens per Telefon erreichen können. Durch einen Büroservice können Sie die Kunden besser an sich binden, da Sie es ihnen ermöglichen, Ihr Unternehmen zu erreichen. Oft kann ein virtuelles Sekretariat auch schon die gängigsten Fragen zu Ihrem Unternehmen, Produkten oder Dienstleistungen beantworten. Dies entlastet Ihre Mitarbeiter und stellt den Kunden durch eine sofortige Antwort zufrieden.